ย้ายจากโปรแกรมบัญชีไป ERP : ดูจากอะไรว่าถึงเวลา และต้องเตรียมอะไรบ้าง

ขั้นที่ 1 : แยกให้ออกว่าปัญหาอยู่ที่โปรแกรมหรือกระบวนการ

สัญญาณที่บอกว่ากิจการโตเกินโปรแกรมบัญชีสำเร็จรูป มักไม่ได้มาในรูปโปรแกรมพัง แต่มาในรูปงานที่ทยอยย้ายออกไปอยู่นอกระบบทีละอย่าง สต๊อกหลายคลังต้องรวมใน Excel ต้นทุนนำเข้าต้องปันส่วนใน Excel การอนุมัติเกิดใน LINE แล้วค่อยคีย์ตามทีหลัง จนถึงจุดที่การปิดงบใช้เวลานานขึ้นทั้งที่จำนวนธุรกรรมไม่ได้เพิ่ม

ในทางปฏิบัติ สิ่งที่ ERP แก้ให้คือปัญหาข้อมูลเรื่องเดียวกันอยู่หลายที่ ถ้าไฟล์ Excel ข้างเครื่องมีมากขึ้นทุกปี นั่นคืออาการที่ตรงกว่าคำว่าโปรแกรมช้าหรือโปรแกรมเก่า

ส่วนอาการที่ไม่ใช่เหตุผลของการย้ายระบบ ก็มีอยู่จริงเช่นกัน อยากได้รายงานที่สวยขึ้นแก้ได้ด้วยเครื่องมือรายงานที่ต่อจากโปรแกรมเดิมโดยไม่ต้องเปลี่ยนระบบ เครื่องช้าเป็นเรื่องฮาร์ดแวร์ และการคีย์ผิดเป็นเรื่องกระบวนการทำงาน ระบบใหม่ไม่ได้ทำให้คนคีย์ถูกขึ้น

ขั้นที่ 2 : เก็บความต้องการจากงานที่ทำอยู่จริง

วิธีที่ได้ผลกว่าการประชุมถามความต้องการ คือการไล่ตามเอกสารจริงให้ครบหนึ่งรอบ ฝั่งซื้อไล่ตั้งแต่สั่งซื้อ รับของ จนจ่ายเงิน ฝั่งขายไล่ตั้งแต่รับออเดอร์ ส่งของ จนรับเงิน แล้วจดว่าตรงไหนที่งานหลุดออกไปทำนอกระบบ จุดเหล่านั้นคือความต้องการที่แท้จริงของกิจการ

รายงานที่ทีมต้องนั่งประกอบมือทุกสิ้นเดือนเป็นความต้องการที่ชัดที่สุด เพราะมันพิสูจน์แล้วว่าจำเป็นจริงถึงยอมทำมือ ในทางกลับกัน การถามทีมว่าอยากได้ฟีเจอร์อะไร จะได้กลับมาเป็นรายการฟีเจอร์ ซึ่งบอกปัญหาที่ต้องแก้ได้น้อยกว่ามาก

ขั้นที่ 3 : ทำความสะอาดข้อมูลหลักก่อนย้าย

ข้อมูลหลัก (master data) หมายถึงข้อมูลตั้งต้นที่ทุกรายการอ้างถึง ได้แก่ ผังบัญชี รายชื่อลูกหนี้ เจ้าหนี้ และรายการสินค้า การย้ายระบบคือโอกาสเดียวที่จะจัดข้อมูลชุดนี้ใหม่โดยไม่กระทบงานประจำ

• ผังบัญชีที่พอกมาหลายปี ควรออกแบบใหม่ให้ตรงกับรายงานที่ต้องการเห็น ไม่ใช่ยกของเดิมไปทั้งชุด
• ลูกหนี้ เจ้าหนี้ และสินค้า ตัดรายการซ้ำ และรายการที่ไม่เคลื่อนไหวมานานไม่จำเป็นต้องย้ายตาม

จากที่เจอในงานวางระบบ ขั้นนี้กินเวลามากที่สุดในบรรดางานเตรียมการทั้งหมด และเป็นงานที่ฝั่งกิจการต้องทำเอง ผู้วางระบบช่วยจัดรูปแบบได้ แต่ตัดสินใจแทนไม่ได้ว่ารายการไหนยังใช้อยู่

ขั้นที่ 4 : ย้ายระบบไม่ใช่ย้ายข้อมูลทั้งหมด

ความเข้าใจผิดที่พบบ่อยที่สุดในขั้นวางแผน คือคิดว่าต้องย้ายข้อมูลทุกอย่างจากโปรแกรมเดิมเข้าระบบใหม่ ในทางปฏิบัติระบบใหม่เริ่มต้นจากข้อมูลเพียงสองกลุ่ม

ประวัติรายการย้อนหลังไม่ต้องขนเข้าระบบใหม่ เก็บโปรแกรมเดิมไว้ในสถานะเปิดอ่านอย่างเดียวสำหรับค้นย้อนหลังก็เพียงพอ จากที่เจอเอง ความพยายามย้ายรายการย้อนหลังหลายปีเป็นสาเหตุอันดับต้นที่ทำให้โครงการบานและเลื่อน โดยได้ประโยชน์กลับมาน้อยกว่าแรงที่ลงไปมาก

ขั้นที่ 5 : วางช่วงเปลี่ยนระบบให้ตรงรอบบัญชี

ช่วงเปลี่ยนระบบ (cut-over) คือจุดที่หยุดบันทึกในโปรแกรมเดิมแล้วเริ่มบันทึกในระบบใหม่ ถ้าเลือกได้ควรให้ตรงกับต้นงวดบัญชีหรือต้นปีบัญชี เพราะยอดยกมาจะมีชุดเดียวและงบการเงินไม่คาบเกี่ยวสองระบบ

กรณีที่ยังไม่ควรย้าย

วิธีในบทความนี้ตั้งอยู่บนเงื่อนไขว่ากิจการมีอาการของข้อมูลกระจายจริง มีบางกรณีที่การย้ายยังไม่ใช่คำตอบ

• ธุรกรรมยังน้อยและงานจบในระบบเดียวได้ การย้ายมีแต่ต้นทุน
• โครงสร้างธุรกิจกำลังจะเปลี่ยนใหญ่ เช่น ควบรวมหรือแยกบริษัท ควรรอให้โครงสร้างนิ่งก่อนแล้วออกแบบระบบตามโครงสร้างใหม่
• ยังไม่มีคนในที่จะรับบทเจ้าของระบบ ระบบที่ไม่มีเจ้าของฝั่งกิจการจะค่อย ๆ ถูกทิ้งกลับไปหา Excel

และข้อจำกัดที่สำคัญที่สุด ERP ไม่ได้แก้ข้อมูลผิด ถ้าวินัยการบันทึกยังหละหลวม ระบบใหม่จะแสดงข้อมูลผิดให้เห็นเร็วขึ้นเท่านั้น การจัดกระบวนการทำงานจึงต้องมาพร้อมกับระบบเสมอ