วันครบกำหนดจริงอาจไม่ได้เริ่มจากวันในใบแจ้งหนี้
Business Central มาตรฐานคำนวณวันครบกำหนดจากวันที่เอกสารและ Payment Terms แต่ลูกค้าองค์กรหลายแห่งมีรอบรับวางบิลและรอบจ่ายเพิ่มเติม เช่น
- รับวางบิลเฉพาะบางวัน เช่น ทุกวันที่ 25 ของเดือน หรือทุกวันอังคาร
- เครดิตเริ่มนับจากวันวางบิล ไม่ใช่วันที่ในใบแจ้งหนี้
- จ่ายเป็นรอบ เช่น วางบิลภายในวันที่ 25 จะได้รับเช็ควันที่ 15 ของเดือนถัดไป
ใบแจ้งหนี้ที่ออกห่างกันสองวันจึงอาจได้รับเงินคนละรอบ ข้อมูล Payment Terms เพียงอย่างเดียวไม่สามารถสะท้อนเงื่อนไขนี้ได้ครบ
รายงานอายุลูกหนี้อาจแสดงวันครบกำหนดตาม Payment Terms ขณะที่เอกสารยังไม่ได้วางบิล ทำให้วันที่คาดว่าจะรับเงินจริงคลาดเคลื่อน
สิ่งที่ระบบต้องรู้เกี่ยวกับลูกค้าแต่ละราย
ถ้าต้องการให้ระบบคำนวณแทนคนได้ ข้อมูลขั้นต่ำที่ต้องเก็บคือ
| ข้อมูล | ตัวอย่าง |
|---|---|
| รอบและวันตัดวางบิล | ทุกวันที่ 25 / ทุกวันอังคาร / ส่งก่อนรอบ 2 วัน |
| จุดเริ่มนับเครดิต | วันที่ใบแจ้งหนี้ หรือวันที่ลูกค้ารับวางบิล |
| รอบจ่ายและวันหยุด | จ่ายวันที่ 15 / หากเป็นวันหยุดให้เลื่อนไปวันใด |
| วิธีและสถานที่ส่ง | สำนักงานใหญ่ สาขา อีเมล หรือพอร์ทัลของลูกค้า |
เมื่อเก็บข้อมูลครบ ระบบจะเสนอวันวางบิลและวันที่คาดว่าจะรับเงินได้ใกล้เคียงเงื่อนไขจริงมากขึ้น โดยผู้ใช้ยังตรวจและปรับวันสำหรับกรณีพิเศษได้
ใบวางบิลไม่ใช่ใบแจ้งหนี้
ใบวางบิลใช้รวบรวมรายการเรียกเก็บ และหนึ่งใบอาจรวมใบแจ้งหนี้หลายใบของลูกค้ารายเดียวกันที่ถึงรอบพร้อมกัน
สิ่งที่ต้องติดตามจึงมี 2 ระดับ
- ระดับใบวางบิล — วางบิลไปแล้วหรือยัง ลูกค้าเซ็นรับหรือยัง ยอดรวมเท่าไร
- ระดับใบแจ้งหนี้ — ใบไหนอยู่ในใบวางบิลใด และมีสถานะส่งเอกสารอย่างไร
การเชื่อมสองระดับนี้ช่วยป้องกันใบแจ้งหนี้ถูกวางบิลซ้ำหรือตกหล่น และทำให้ตรวจได้ว่ายอดในใบวางบิลประกอบด้วยเอกสารใดบ้าง
ลำดับงานวางบิลที่ควรเป็น
- รวบรวมใบแจ้งหนี้ที่ถึงรอบตามเงื่อนไขของลูกค้าแต่ละราย
- ออกใบวางบิลและล็อกรายการไม่ให้ถูกเลือกซ้ำโดยไม่ตั้งใจ
- ติดตามสถานะตั้งแต่เตรียมเอกสาร ส่งวางบิล จนถึงลูกค้ารับเอกสาร
- ปรับวันที่คาดว่าจะรับเงินตามรอบจ่ายและสถานะล่าสุด
มองภาพรวมให้เห็นทั้งเดือน
งานวางบิลมักกระจุกตัวตามรอบของลูกค้า การเห็นทั้งรายการที่ต้องทำและภาพรวมรายเดือนช่วยลดงานตกหล่น
- Worklist — รายการที่ต้องวางบิล แยกตามวัน ลูกค้า สาขา และสกุลเงิน
- ปฏิทินรายเดือน — มองเห็นวันที่งานกระจุกตัว รายการเลยกำหนด และวันหยุด
JWIC Localization ช่วยตรงไหน
ส่วนเสริมที่เราพัฒนาครอบคลุมงานวางบิลทั้งสาย ตั้งแต่
- กำหนดเงื่อนไขวันรับวางบิลของลูกค้าแต่ละราย และให้ระบบคำนวณวันวางบิลให้เอง
- Billing Worklist รวบรวมรายการที่ถึงกำหนด แยกตามวัน ลูกค้า สาขา และสกุลเงิน
- Billing Board แสดงงานรายเดือน รายการเลยกำหนด และปรับวันวางบิลได้
- เชื่อมใบแจ้งหนี้กับใบวางบิล ป้องกันรายการซ้ำ และติดตามสถานะการส่งเอกสาร
การเก็บรอบวางบิลควบคู่กับ Payment Terms ช่วยให้ติดตามเอกสารและคาดการณ์เงินรับได้ใกล้เคียงกระบวนการจริงมากขึ้น
ยังตามรอบวางบิลด้วย Excel อยู่ไหม?
นัดคุยเพื่อดูรอบวางบิลของลูกค้าคุณ และดู Demo ระบบวางบิลเบื้องต้นได้โดยไม่มีค่าใช้จ่าย
ปรึกษาเรื่องระบบวางบิล →